Blog

14. 9. 2015.

Timovi i timski rad

Timovi su bili poznati i priznati ranije, prvenstveno u sportu. Ipak, tek nedavno se moć timskog rada prepoznala i počela primjenjivati u poslovanju tvrtki. Članovi tima ne djeluju individualno van tima – individualni uspjeh je moguć samo kao uspjeh tima. Pobjeda ili poraz sportskog tima istovremeno je pobjeda ili poraz svakog pojedinog člana tima. Nepažnja ili neznanje jednog člana dovodi u pitanje uspjeh čitavog tima. Svi u timu zainteresirani su za visoke performance svakog ponaosob, do te mjere da su spremni osobno sudjelovati u podizanju nivoa znanja i sposobnosti drugih članova.

Riječ tim se često poistovjećuje s bilo kakvom grupom ljudi. Ipak, to nije točno; tim je mala, tijesno povezana grupa ljudi usmjerena na postizavanje jasno određenih ciljeva u kojoj su svi članovi tima odlučni da ih postignu zajedno.

Postoji bitna razlika između timova i radnih grupa. Oni mogu biti iste veličine i sa istim zadatkom, ali njihov načina rada i funkcioniranja nije isti. Osnovna razlika je u načinu funkcioniranja. Timovi imaju visok stupanj samostalnosti, dok u radnoj grupi postoji odgovorna osoba za funkcioniranje grupe – menadžer. Odgovornost u timovima je kolektivna, članovi radne grupe imaju individualnu odgovornost.

Uz pomoć današnje tehnologije, timovi mogu biti prostorno disperzirani. Članovi mogu biti u neprekidnoj vezi uz pomoć mrežnih sustava.

Business Process Reengineering – poslovna filozofija koja poslovne procese stavlja u prvi plan, promijenila je način formiranja timova i njihovu strukturu. Današnji su timovi višefunkcionalni, a njihov se autoritet i djelovanje ne zadržava se u domeni samo jedne poslovne funkcije. Stručnjaci iz različitih poslovnih područja rade zajedno u timu i na taj način produciraju bolji rezultat, manje troškove i uvijek zadovoljnijeg kupca.

Postoje dvije vrste timova – privremeni i trajni timovi. Zbog dinamički internih i eksternih promjena, privremeni timovi nemaju čvrstu i stabilnu strukturu. Smisao njihovog postojanja završava realizacijom postavljenog cilja. U tom je segmentu pojam timova povezan sa pojmom projektne organizacije. Trajni pak timovi funkcioniraju sa jasnim ciljem neprekidnog unaprijeđivanja temeljnih procesa (value stream).

Prema Katzenbachu i Smitu, šest je osnovnih karakteristika pravog tima:

  • Mali broj članova -timovi ne mogu biti veliki, jer u protivnom članovi tima neće moći dobro upoznati snagu i slabosti svakog pojedinca, a što je preduvjet dobrog funkcioniranja tima.
  • Zajednička odgovornost i zajednički rezultat – timovi ne trebaju gazdu koji daje zapovjedi; umjesto toga članovi tima zajednički donose odluke koje su rezultat svih – a to je u pravilu uvijek bolje nego odluka i najboljeg pojedinca. Iz toga proizlazi interes za ujednačenom razinom znanja svakog pojedinca.
  • Odgovarajuće vještine – timovi moraju imati odgovarajući kvantum znanja i vještina neophodnih za kvalitetno obavljanje posla. Različiti timovi imaju različite vještine. Osim specijalističkih, stručnih, svaki od njih mora biti sposoban za analiziranje i rješavanje problema, donošenje pravih odluka i dobro komuniciranje. Učenje i osobni razvoj je temelj kvalitetnog tima.
  • Svrha postojanja tima – menadžment treba definirati granice i opseg autoriteta tima, ali biti spreman ih i korigirati ako je to potrebno. Najbolji timovi su investirali znatno vrijeme u razumijevanje, podešavanje i prihvaćanje smisla svoga postojanja i načina funkcioniranja, da bi tek onda počeli davati značajne i velike rezultate.
  • Jasno definirani ciljevi – ciljevi su povezani sa smislom postojanja tima. Jasni ciljevi pomažu timu da fokusira svoje snage na njih. Jasni ciljevi omogućuju članovima da vide napredak i prepoznaju rezultate svoga rada.
  • Opći pristup – članovi tima se moraju složiti oko općih pitanja – tko što radi, kako se koordinira aktivnostima, kako se postavljaju planovi, kakav je trening potreban, koja se metodologija primjenjuje, i sl.

Pravi timovi postižu iznimne rezultate kada imaju zahtjevne ciljeve. Što je veći problem, veći je izazov i potreba članova za dijeljenjem međusobnog znanja i sposobnosti.

Zašto su timovi dobri:

  • jer povećavaju produktivnost – bliži su akciji i kupcu, mogu vidjeti prilike i prijetnje koje menadžment ne vidi;
  • jer unaprijeđuju komunikaciju i proces donošenja odluka – dijeleći informacije i posao stvaraju se pretpostavke za bolje odluke;
  • jer su mnogo efikasniji – višefunkcionalni timovi imaju šire horizonte nego pojedinci ili grupe sa istim znanjem (sinergijski efekt – rezultati tima su puno bolji nego suma pojedinačnih rezultata istog broja pojedinaca);
  • jer unapređuju procese – proces tretiraju kao cjelinu;
  • jer integriraju različitosti.

Kada su timovi loši:

  • kada se ne razumije da timovi nisu strojevi – to su grupe ljudskih bića sa svojim talentima, predrasudama, ambicijama i strahovima;
  • kada su neuravnoteženi;
  • kada su loše vođeni i nemotivirani;
  • kada se organiziraju samo radi snižavanja troškova.

Osnova funkcioniranja tima je povjerenje. Koliko je potrebno puno vremena da se izgradi, toliko ga je lako srušiti. Da bi se izgradilo povjerenje u timu, svaki bi član tima trebao (1) imati jasne, konzistentne ciljeve, (2) biti otvoren, korektan i spreman slušati druge, (3) biti odlučan, (4) podržavati jednako sve članove tima, (5) preuzeti odgovornost za akcije i rezultate tima, (6) osjećati i razumjeti potrebe članova tima, (7) poštovati tuđe stavove, (8) tolerirati greške članova tima.

Treba zapamtiti: uspjeh cjeline (tima) zavisi od usuglašenosti različitih dijelova (članova tima) u funkciji cjeline.

Utjecaj informatičke tehnologije na timove

Brzi razvoj znanosti i tehnologije utječe jednako intenzivno na timove kao i na sve pore života i poslovanja. Brza, pouzdana i kvalitetna informatička i komunikacijska tehnologija osigurava radikalna unapređenja performanci onih timova koji su ih sposobni shvatiti i primijeniti. Prednosti koje donosi ovakva tehnologija su:

  • Razbijaju se funkcionalne organizacijske barijere – razmjena informacije između članova različitih poslovnih funkcija i odjela je brža i jeftinija;
  • Razbijaju se prostorne organizacijske barijere – u timu ravnopravno mogu raditi članovi dislociranih poslovnih jedinica;
  • Suradnja, komunikacija i koordinacija aktivnosti podižu se na znatno viši nivo;
  • Tim raspolaže svim potrebnim informacijama za samostalno i pravodobno odlučivanje.

U posljednje vrijeme sve veću važnost ima nova kategorija softvera – softver suradnje (groupware). Takvi  su softveri  prirodno orijentirani timskom radu i poslovnim pocesima. U pravilu integriraju multimedijalnu bazu podataka, automatizaciju tijeka poslovnih podataka (workflow), elektroničku poštu (e-mail), elektroničke sastanke, forume (conferencing) i planiranje vremena (scheduling). Automatizacija tijeka poslovnih aktivnosti (workflow) zaslužuje posebnu pažnju jer podiže razinu usklađenosti aktivnosti unutar poslovnog procesa, a što se direktno manifestira na djelotvornost poslovanja.  Ogromna je konkurentska prednost kada je moguć trenutan uvid u status procesa, kada su predvidiva kašnjenja i zastoji, te mjerljive performance ne samo svakog procesa i pojedinca u timu nego i svake njegove aktivnosti.

Izgradnja tima

Za izgradnju pravog tima od početka je potrebno:

  1. Izabrati strukturu tima;
  2. Dodijeliti pojedinačne uloge;
  3. Delegirati jasno i efikasno;
  4. Održavati motivaciju tima;
  5. Učiniti sastanke zanimljivim i motivirajućim;
  6. Uspostaviti “kulturu tima” tako da bude otvorena i konstruktivna.

Da bi se postigao uspjeh tima, potrebno je razumjeti i poštovati različite faze u razvoju tima:

1. Formiranje tima – prva faza kada osoblje tima mora biti odabrano kao i njihovi zadaci. Vjerovatno jedna od najosjetljivijih faza gdje svaki izabrani član tima mora biti timski orijentiran, znati svrhu postojanja tima, biti posve siguran u svoju ulogu, kao i uloge ostalih u timu, znati svoja prava i odgovornosti, osjećati se ugodno i sigurno u timu. Ovdje prije možemo govoriti o radnoj grupi nego timu. Osnovna je razlika što radna grupa nema visoku razinu samostalnosti i što još uvijek postoji osoba koja njom upravlja.

2. Usuglašavanje tima – najbolnija faza gdje tim još ne opravdava svrhu svog postojanja i ne ispunjava svoje ciljeve. Ova je faza često ispunjena konfliktima koji su uzrokovani različitim osobnostima, znanjem i interesima članova tima. Manifestiraju se kroz nepovjerenje i obrambeno ponašanje pojedinaca. Neophodno je da se ti konflikti razriješe prije početka konkretnog posla, jer u protivnom to naknadno može biti veliki problem. Zavisno o razvoju situacije, ovakav potencijalni tim može postati pravi tim ili pseudotim.

3. Funkcioniranje tima – faza u kojoj su članovi u potpunosti prihvatili svoje mjesto i ulogu u timu i kreativno pristupili rješavanju problema. Pravi tim funkcionira uravnoteženo sa članovima koji u pravilu imaju podjednaku razinu znanja u svim domenama. Individualan uspjeh nerazdvojiv je od timskog uspjeha.

4. Unapređivanje tima – u ovoj fazi se ponovo javljaju konflikti – ali ovaj put na drugoj razini; oni nisu osobni, destruktivni kao u drugoj fazi, već kreativni, argumentirani i usmjereni na unapređivanje performanci cjelokupnog tima. Svaki član tima zainteresiran je za podizanje ne samo osobnih, već i timskih performanci. Ostvarenje “nemogućih” ciljeva postaje smisao i filozofija postojanja. Neprekidno učenje i brzo prihvaćanje promjena važna je karakteristika timova sa visokim performancama.

Pseudotimovi nazivaju sebe timovima, ali oni to nisu. Članovi pseudotima nemaju zajednički identitet i uvijek nastupaju kao individualci. Uvijek funkcioniraju lošije nego radne grupe, jer se u pravilu ne zna tko je odgovoran za rezultate. Pseudotimovi su i oni koji nastaju onda kada nema stvarnih potreba za formiranjem tima – zbog formalnih razloga ili jednostavno “zato jer svi to čine”.

Pravi tim Pseudotim
Razumijevanje principa timskog rada. Tim postoji samo zbog formalnih razloga.
Svi su uključeni u postavljanje zajedničkih ciljeva. Svatko vidi samo sebe i krije svoje karte.
Svi primjenjuju svoje sposobnosti u pravcu ciljeva organizacije. Svi rade ono što im se kaže. Sugestije nisu dobrodošle.
Radno okruženje bazirano na povjerenju i suradnji. Radno okruženje bazira se na nepovjerenju i oprezu.
Članovi komuniciraju otvoreno i pošteno. Oprezno davanje izjava da se kasnije ne bi “razbile o glavu”.
Konflikt je sredstvo podizanja kvalitete tima. Uvjek se rješava brzo i konstruktivno. Konflikt je teško rješiv problem.
Članovi participiraju u donošenju odluka. Članovi ne participiraju u donošenju odluka – od njih se očekuje suglasnost i poslušnost.
Svi članovi tima razmišljaju i rade. Podjela na “one koji razmišljaju” i “one koji rade”.
Mjerenje zajedničkih performanci Mjerenje pojedinačnih performanci.
Tim dijeli vrijednosti i podiže performance svakog pojedinca. Svatko ljubomorno čuva svoje znanje i nije ga spreman podijeliti ni sa kim.

Konzultantska kuća McKinsey & Company razvila je plan za razvijanje timski upravljanih kompanija:

  • Organizirati timove oko procesa, ne zadataka;
  • Izgladiti organizacijsku hijerarhiju paralelnim timskim obavljanjem različitih podprocesa;
  • Pružiti timu odgovornost za procese i performance tih procesa;
  • Povezati performance i razvoj svih aktivnosti sa zadovoljstvom kupaca;
  • Mjeriti performance tima, ne pojedinaca;
  • Ako je moguće dodijeliti timu zahtjevne menadžerske zadatke;
  • Trenirati osoblje na “just in time” principu;
  • Osigurati članovima tima kontakt sa kupcima;
  • Kontinuirano unaprijeđivati performance tima.

Ipak, tim i timski rad nije uvijek odgovor na svaku situaciju. U nekim je slučajevima radna grupa sa jakim menadžmentom i individualnom odgovornošću  primjerenija nego tim. I zato, kao što kaže James Martin, kompanija budućnosti će jednako trebati timove, radne grupe i nadarene pojedince.

Uloga vođe tima

Vođa tima nije definiran ni dekretom ni odlukom. On je najčešće neformalno prepoznat od članova tima kao najbolji i najpouzdaniji od njih – lider. Da bi se postiglo ispravno funkcioniranje tima, vođa bi tima trebao inspirirati članove tima na kreativnost i inovacije. On bi morao znati  uravnotežiti stupanj kontrole i samostalnosti svakog člana tima da bi tim funkcionirao optimalno. Neophodno je da su takve vođe i sami aktivni, energični i predani zadatku kojeg izvršavaju. Inspiriranje tima ni u kom se slučaju ne postiže agresivnošću i bukom.

Često timovi radeći na svakodnevnim konkretnim zadacima gube viziju i smisao vlastitog postojanja. Jedan od osnovnih zadataka vođe je dati članovima tima širu perspektivu tima koja će osigurati vlastiti doprinos svakog pojedinca u dostizavanju viših ciljeva organizacije, a ne samo pojedinačnih zadataka.

Glavni zadatak vođe tima je dati jasne i realne ciljeve timu. Timovi često griješe jer članovi tima:

  • ne vjeruju u ispravnost ciljeva;
  • ne razumiju što se očekuje kao krajnji rezultat;
  • ne vjeruju da je krajnji rezultat dostižan .

Česte su pogreške postavljanje dugoročnih, širokih superciljeva. Ista je pogreška i definiranja prevelikog broja ciljeva. Uspješni timovi postavljaju ciljeve za duži rok, ali žive i djeluju u sadašnjosti. Ambiciozni superciljevi bi se morali razbiti u kratkoročne i to ne duže od 6 mjeseci. Srednjoročni bi trebali pokrivati periode od 1 – 3 mjeseca, a kratkoročni ne duže od 1 mjeseca. Radeći sa kraćim periodima, tim kontinuirano može dobivati svježe ciljeve, što će ih držati budnim i motiviranim. Kratkoročni ciljevi također dozvoljavaju uvažavanje promjena: tehnologije, znanja, …

U pre-timskoj eri uloge u organizaciji bili su jasno definirane – ljudi su postavljeni u organizacijske funkcionalno orijentirane “kućice”. Danas, tim se bazira na višefunkcionalnoj interakciji, a ne na pojedinačnim zadacima. Od svakog se pojedinca u timu očekuje komunikacija, koordinacija i kooperacija sa ostalim članovima tima u cilju postizavanja zajedničkog cilja. U okviru tima postoji puno više slobode. Centralno pitanje nije definiranje pojedinih zadataka, već opsega odgovornosti.

Prilikom delegiranja zadataka potrebno je poznavati:

  • cilj zadatka;
  • precizan rezultat zadane aktivnosti;
  • standarde kojih se treba pridržavati (i to jasno obrazložiti);
  • stupanj slobode i nivo ovlaštenja;
  • raspoložive resurse;
  • etape i rokove.

Vođe trebaju imati vještinu poklanjanja pažnje (raspoloživost, razumijevanje i povjerenje), vještinu praćenja (slušanje, postavljanje pravih pitanja), vještinu prepoznavanja sadržaja (interpertacija i sumiranje osjećaja i razmišljanja).

Ako  netko napravi nešto dobro, neka to svi znaju. Ako je loše, dajte primjedbu, ali sa pozitivnim naglaskom:

  • korigirajte članove tima onda ako će to unaprijediti buduće performance;
  • korigirajte njihove greške odmah;
  • dajte negativnu povratnu vezu privatno;
  • usmjerite se na rješenje, ne na problem;
  • završite razgovor u pozitivnom tonu;
  • prepoznajte napredak kada se dogodi.

Recite: “Na osnovu vašeg znanja i iskustva, pronađite najbolji način kako da riješite ovaj konkretni zadatak”. Da bi bili jasniji prilikom definiranja ciljeva, morate timu zadati realne granice zadatka, očekivane rezultate, vremenski okvir, ovlaštenja i odgovornosti i razlog (kupca).

Vođenje tima je dijametralno suprotno vojnom načinu zapovjedanja. Vođa tima nikada ne zapovjeda svojim kolegama da “odmarširaju” na točku X. On će to napraviti sofisticiranije: prvo će im reći zašto treba otići na točku X, a onda će im predložiti da pronađu najbolji način da dođu do nje. Ljudi znaju smisao i sami su odgovorni za izvršenje zadatka.

Vođenje sastanaka i uspostavljanje kulture tima

Članovi tima provode dosta vremena na svakodnevnim formalni i neformalnim sastancima. Za uspješno funkcioniranje tima svi bi članovi trebali doživljavati sastanke kao efikasno korištenje svoga vremena. Nakon uspješno vođenog sastanka članovi tima su dodatno motivirani.

Vođenje sastanaka tima ima određena pravila:

  • Priprema: što je cilj; sudionici; vrijeme trajanja (do 1 sat ili max. 2 sata); način rada.
  • Na sastanku:
    • objasniti svrhu i konkretne ciljeve; dogovoriti proceduru;
    • osigurati približno jednak start za sve sudionike (materijali, priprema);
    • poštovati zadani radni okvir (ciljevi-rasprava-zaključci-zadaci);
    • strukturu/proceduru sastanka postaviti i objasniti na početku;
    • voditelj sastanka mora:
      • ozbiljno tretirati sve sudionike (i međusobno);
      • osigurati da su svi aktivno uključeni;
      • onemogućiti napad na ideje i stavove od strane agresivnijih sudionika;
      • uspostaviti konstruktivnu atmosferu;
      • uspostaviti pozitivan odnos prema zadacima (ne problem nego izazov).

Za kvalitetno funkcioniranje tima neophodan je konsenzus. To nije kompromis, glasovanje, abdikacija, poslušnost autoritetu ili jednoglasnost – to je dogovor kroz diskusiju zasnovanu na iskrenoj volji za razumijevanje svih gledišta bez obzira na situaciju.

Ljudi su različiti

Ljudi su nesavršena bića sa svojim predrasudama, ambicijama i drugim osobenostima koji uvjetuju odnose sa ostalim ljudima. Promjene kod ljudi kao pojedinaca stvaraju nesigurnost i otpor, dok iste te promjene u dobro organiziranim timovima postaju smisao postojanja.

Ljudi kao pojedinci i promjene Ljudi u timu i promjene
Promjene ih čine nesigurnim i bespomoćnim. Promjene su dio poslovne kulture.
Osjećaju se usamljeno. Uspostavlja se kvalitetna komunikacija, koordinacija i kooperacija između članova tima
Prvo razmišljaju o problemima i odustajanju. Kreiraju se pozitivna očekivanja.
Svaka promjena donosi mnogo drugih promjena. Promjene se planiraju.
Ljudi različito razumiju i prihvaćaju promjene. Traži se opća suglasnost i razumijevanje promjena.
Tvrde da im nedostaje resursa i da su specifični. Tim se vodi i ohrabruje – vizija, očekivanja, motivacija.
Ako prestanete sa pritiskom, ljudi će se vratiti na prvobitno ponašanje. Kreira se neformalna mreža (interna i eksterna) podrške i utjecaja.
Stvara se strah od grešaka. Greške nisu “smak svijeta” – ne guši se inventivnost.

Iako je svaki pojedinac jedinstven, svi se ljudi na neki se način mogu svrstati u određene kategorije ponašanja. David Merril, psiholog iz Denvera, s obzirom na 2 osnovne kategorije ponašanja izvodi sljedeće iz kategorije osoba:

Osobe/Ponašanje Agilnost Otvorenost
Analitičar ne ne
Prijatelj ne da
Pokretač da da
Radilica da ne

Od velike je važnosti prilagoditi vlastiti stil sa osobnošću svakog pojedinog člana tima. Svatko od njih treba biti osobno uključen. Ipak nije poželjno biti kao kameleon koji se mijenja u razgovoru sa svakom osobom. Dovoljno je prepoznati kategoriju osobe sa kojom se razgovara.

Nije neophodno da svatko i uvijek bude u timu. Postoje slučajevi kada individualci funkcioniraju puno bolje nego timovi. Na primjer, kada odluke trebaju biti donesene brzo, ili su manje važnosti, odnosno nisu od vitalnog značaja, nije neophodno usmjeravati ih timu.

Postoje i nadareni pojedinci koji ne mogu funkcionirati u timu. Takvi pojedinci najčešće imaju određena znanjai vještine razvijene do najviše moguće mjere. Iako ne funkcioniraju u timu, oni su uvijek od ogromnog značaja za tvrtke za koje rade. Često se i rad tima može usuglašavati sa radom takvih virtuoza (kako ih naziva James Martin). Neki od njih rade potpuno samostalno, neki trebaju potporu tima, dok je drugi pružaju timu. Ako je tim dobro koncipiran, ponekad je moguće i takve pojedince uključiti u njega.Timovi sa vrhunskim performancama pronalaze načina za korištenje snaga i prednosti svakog pojedinog člana tima.

George Bernard Shaw je rekao: Razumni se ljudi prilagođavaju okolini; nerazumni pokušavaju okolinu prilagoditi sebi. Zato je progres rezultat nerazumnih ljudi.

Motivacija kao pokretač tima

Po nekim američkim istraživanjima 84 posto ispitanika je reklo da bi moglo raditi bolje – ako bi to željelo. Motivacija zaposlenih je obično tretirana kao problem pojedinih radnika. Ako se želi unaprijediti motivaciju, važno je shvatiti da nije problem u ljudima – ne treba popraviti njih. Treba popraviti organizaciju. Prije toga  ipak treba otkriti razloge nezadovoljstva i demotivirajuće faktore, eliminirati ih, a tek onda dodati elemente koji mogu motivirati osoblje. Na primjer, delegiranje autoriteta je dobar motivator.

Najčešći demotivatori:

loša poslovna politika, nejasna očekivanja, nepotrebna pravila, loše dizajnirani poslovni procesi, beskorisni sastanci,  manjak inicijative,  neprekidne promjene “u zadnji čas”,  interna konkurencija,  nepoštenje i licemjerstvo,  nesigurno vodstvo,  kritizerstvo,  nejednaki kriteriji, omalovažavanje učinjenog,  prekomjerna kontrola, obavljanje poslova niske kvalitete

Motivacija predstavlja mogućnost ostvarenja želja.

Motivacija tima po modelu “IDEAL“:

Inform – informirati o projektu, globalnim i pojedinačnim ciljevima, reakciji kupaca, promjenama.

Delegate – kroz delegiranje poticati pojedinačno napredovanje i učenje (novi zadaci!).

Encourage – pokazati interes, dati podršku, dati konstruktivnu reakciju na rezultate.

Accept – gledati pojedince sa svim vrlinama i manama i usmjeriti u zajedničkom interesu.

Listen – slušati savjete, primjedbe, pritužbe, nove ideje (open mind, summarize!).

Ispravnim pristupom i sistemskim potezima, motivacija može biti podignuta na višu razinu. To se može postići ako se: (1) dobije osjećaj da je svaki dan napravljen koristan zadatak – produktivna zaposlenost, (2) napravi posao zabavnim, (3) osigura različitost obavljanja posla , (4) svima pruži mogućnost izbora, (5) maksimizira input  kreiran od osoblja, (6) ohrabriti međusobne interakcije zaposlenika, (7) uspostavi  metrika i mjerenje performanci i (8) stvori klima povjerenja i suradnje.

Komentari i postupci koji mogu narušiti povjerenje i razinu općih performanci nisu poželjni. Stoga:

  • ne kritizirajte prosuđujući ili obilježavajući osoblje;
  • dozvolite članovima tima da samostalno rješavaju probleme;
  • moraliziranje, prijetnje i neprekidno dosađivanje djeluje negativno;
  • ipak poželjan je oprez i uključenost – ignoriranje i nebriga vodi lošim performancama.

Ako se komunikacija postavi pravilno, ona postaje ključni motivacijski faktor. Sve što se događa u tvrtki, svi bi  trebali to znati, uključujući i dobre i loše vijesti.

Priznanje zna biti izvanredan motivator. Zato je dobro da to činite često, ne čekajući da se dogodi nešto veliko i značajno. Učinite to jednostavno i prirodno, pokušavajuči uključiti svo osoblje, ne samo odabrane. Istovremeno, potrudite se ugraditi ove principe u sustav.

Trening i obuka kao pokretač tima

Prošla su vremena menadžera koji su trošili svoje dragocjeno vrijeme isključivo za planiranje, organiziranje i kontroliranje. Novi menadžeri su spremni investirati svoje vrijeme u trening vlastitog osoblja, a posebno članova tima, u smislu izgradnje zdravih i pozitivnih odnosa.

U tradicionalnim organizacijama profesionalni konzultanti – ljudi sa vještinama potrebnim za trening i obuku odgovorni su za trening osoblja. Ipak, puno kvalitetniji učitelji su menadžeri. Njihova praktičana iskustva i sposobnosti, poznavanje vlastite organizacije, mreža kontakata i poslovnih veza, osobno poznavanje svog osoblja čine ih puno kvalificiranijim od profesionalaca za ljudske resurse.

Do sada se nije smatralo da trening i obuka predstavlja privilegiju. Ukoliko se obaveze nisu obavljale na adekvatan način, kazna bi uslijedila “dopunskom nastavom”.

Trening osoblja kombiniran sa odgovarajućim promjenama u stavovima, povećava samopoštovanje osoblja tvrtke, povećava njihovu pripadnost organizaciji i poboljšava njihove sposobnosti. Isto tako osigurava međusobnu podjelu znanja i iskustva, pomaže ujednačenosti stručnog nivoa i postizavanju visoke razine organizacijske kulture.

Treniranje za poboljšavanje performanci ima 9 komponenata i predstavlja proces koji se odvija korak po korak:

  1. Oslobađanje od straha – oslobodite prostor za kreativnost, čak i po cijenu greške;
  2. Komunikacija – ohrabrite dvosmjernu komunikaciju – na istom nivou i istim jezikom;
  3. Interakcija – osigurajte direktne osobne kontakte (iako imate e-mail u tvrtki);
  4. Prihvaćanje – odnosi moraju biti i neformalni – upoznajte članove tima kao ljudska bića;
  5. Uključenost osoblja – spremnost na slušanje i uvažavanje onoga što članovi tima žele kazati;
  6. Povjerenje – bazira se na obostranom poštovanju;
  7. Iskrenost – sve što se kaže mora biti istina – ma kakva ona bila;
  8. Samopoštovanje – što više poštujete sebe i druge, to će oni više poštovati sebe i vas;
  9. Osobni i profesionalni razvoj – slijedeća faza nakon uspostavljenog odnosa samopoštovanja.

Principi treninga:

  • Prezentirati informacije samo ako imaju konkretnu primjenu;
  • Prezentirati informacije koje omogućavaju nadmoć;
  • Svaki put prezentirati samo jednu ideju ili koncept ;
  • Koristiti povratnu vezu i tražiti razumijevanje od osoblja;
  • Unaprijeđivati sve što je jednom naučeno.

Glavni smisao treninga je pomoći članovima tima da razumije alternative i donosi kvalitetne odluke vezane za njihov posao. Onda kada je to jasno članovima, tada i tvrtka ima nesumljive koristi od toga.

Motiviranje obuke i treninga:

  • Uspostaviti okruženje koje cijeni nova znanja i vještine;
  • Planirati vrijeme za trening osoblja;
  • Osigurati “just in time” trening;
  • Koncentirati pažnju na trening za temeljne poslovne procese;
  • Razvijati prednosti i snagu osoblja;
  • Osigurati grupno učenje.

Umjesto zaključka:

Tim uvijek mora biti motiviran i ohrabren za promjene, čak i onda kada promjene ne postignu očekivane rezultate. Posljedica za one koje u najboljoj želji nisu uspjeli realizirati svoju inventivnost, trebala bi zvučati ovako: “Čestitam. Uspjeli ste napraviti grešku”.