U organizaciji tvrtke PROCOM, generalnog zastupnika SWING Informatike za područje BiH, od 05 – 06.02.2010 na Vlašiću je održana IT radionica „E-poslovanje vlade Distrikta Brčko“.

Predstavnici SWING Informatike, kao suorganizatori radionice, objasnili su model funkcioniranja e-poslovanja u tijelima javne uprave, te napravili edukaciju za čelnike ustrojstvenih jedinica.

Budući da se u tijelima javne uprave u Distriktu Brčko upravo odvija sveobuhvatni projekt implementacije e-poslovanja, dešavaju se mnoge promjene koje bi morale biti usklađene sa zakonskom regulativom. Kako je zakon o elektroničkom potpisu u izradi, dogovorena je dopuna postojećih uredbi za tranzicijski period, u čemu će svojim prijedlozima sudjelovati i SWING Informatika.

Radionica je protekla u vrlo afirmativnom ozračju, te je obilježena velikim interesom i angažmanom svih nazočnih.

Budući da je krajem protekle godine SWING Informatika završila integraciju sustava za upravljanje kvalitetom sa sustavom za upravljanje zapisima, certifikacija je bila potvrda opravdanosti takvog pothvata na vlastitom primjeru.

Redovitu godišnju provjeru funkcioniranja i unaprjeđenja integriranog sustava kvalitete u skladu sa međunarodnim standardom ISO 9001:2008 obavila je ovlaštena certifikacijska kuća Cro Cert.

Zanimljivo je da ovdje nije najbitnija činjenica da su udareni temelji elektroničkoj ispravi u javnoj upravi. Ovdje je riječ o posve drugoj stvari – udareni su temelji efikasnoj javnoj upravi.

Nova Uredba predstavlja odškrinuta vrata za promjene, unapređenja, nove inicijative i pružanja usluga koje su se do sada mogle samo sanjati. Ona više nije kočnica, već katalizator promjena.

Sada se napokon može krenuti sa promjenama, reinženjeringom poslovnih procesa,  uspostavljanjem sustava kvalitete i upravljanjem klijentima. Sada je to jeftino, izvedivo i održivo.

Uredba je okidač i prilika za sve one koje žele i mogu promijeniti percepciju javnosti o administrativno – birokratskoj neučinkovitosti.

U Hrvatskoj nedvojbeno postoje ljudi i organizacije koje mogu iskoristiti ponuđenu priliku. Neki već i jesu…

Tvrtka SWING Informatika izdala je priručnik za e-poslovanje u javnoj upravi. Ukoliko ste zainteresirani, ostavite ovdje kontakt podatke, a priručnik će Vam biti dostavljen e-poštom.

U nastavku možete pogledati sadržaj priručnika:

Tablica sadržaja

1. ELEKTRONIČKO POSLOVANJE

1.1. Pojam elektroničkog poslovanja
1.2. Elektronički potpis
1.3. Elektronička isprava
1.4. Čuvanje elektroničkih dokumenata

2. UREDSKO POSLOVANJE

2.1. Povijest bolesti
2.2. Povijesna prilika?
2.3. Uredba o uredskom poslovanju – otvorena pitanja

2.3.1. Opće informacije
2.3.2. Elektronička isprava
2.3.3. Prijem elektroničke isprave
2.3.4. Upravne pristojbe
2.3.5. Vrijeme otpreme i prijema elektroničke isprave
2.3.6. Prijemni štambilj

2.4. Svjetski i europski standardi

2.4.1. ISO 15489 – Upravljanje zapisima
2.4.2. MoReq – Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima
2.4.3. ISO 19005 – format datoteke za dugoročno čuvanje e-dokumenata
2.4.4. ISO 27001 – Informacijska sigurnost

2.5. Elektroničko uredsko poslovanje

3. MODERNA POSLOVNA ORGANIZACIJA

3.1. Upravljanje promjenama
3.2. Reinženjering poslovnih procesa
3.3. Upravljanje kvalitetom
3.4. Upravljanje klijentima

4. UMJESTO ZAKLJUČKA

5. e – POSLOVANJE U HRVATSKOJ: REFERENTNI ZAKONI, UREDBE I PRAVILNICI

Nenad Stojiljković
SWING Informatika

Posljednju verzija SPM-a nudi niz novih mogućnosti od kojih ističemo:

• integracija SPM-a sa sustavom za upravljanja kvalitetom (SQM)
• poboljšan workflow u predmetu
• omogućeno korištenje OIB-a
• unaprijeđeno elektroničko potpisivanje dokumenata
• omogućena vremenska ovjera
• omogućeno serversko potpisivanje
• unaprijeđeni ciklus odobravanja dokumenata
• dodan modul „Nalozi za isplatu“
• dorađeni moduli „Ugovori“ i „Izlazni računi
• proširena mogućnost SMS servisa

Verzija 5.3 očekuje se do kraja travnja, a unaprijeđenja će biti usmjerena ka usklađivanje sa MoReq2 specifikacijom, unaprijeđenju izvještavanja i sigurnosti podataka.

Toni Veldić
SWING Informatika

U susret novoj Uredbi o uredskom poslovanju

Cilj edukacije bio je odgovoriti na sljedeća pitanja:

• Kako će promjene utjecati na rad u upravi i lokalnoj samoupravi?
• Što se mijenja u dosadašnjem poslovanju? Što treba poduzeti ? Koji su problemi i kako ih riješiti…

Osim predstavnika IBM-a i FINA-e, jedan od izlagača bio je i Nenad Stojiljković, član uprave tvrtke SWING Informatika.

Usprkos iznimno lošim vremenskim uvjetima, edukaciju je pohađalo skoro stotinu polaznika iz cijele Hrvatske i Bosne i Hercegovine, a obilježio ju je veliki interes i živa rasprava o otvorenim pitanjima vezano za e-poslovanje u javnoj upravi.

Svi polaznici su dobili i priručnik: e-Poslovanje u javnoj upravi. Iako su neki njegovi dijelovi objavljeni u javnim medijima on se može dobiti e-poštom na zahtjev uz slanje kontakt podataka. Priručnik možete zatražiti ovdje.

Nenad Stojiljković
SWING Informatika

Od 01.01.2010 godine stupa na snagu nova Uredba o uredskom poslovanju (08.01.2009).

Osim standardnih, uglavnom već poznatih odredbi, uvedena je i jedna posve nova – elektroničko poslovanje.

Uredba o uredskom poslovanju – Članak 13.
(2) Pismena se mogu dostaviti i elektroničkim putem. Pismena dostavljena u elektroničkom obliku s elektroničkim potpisom smatraju se vlastoručno potpisanim sukladno posebnim propisima o elektroničkoj ispravi. Elektroničkim putem dostavljeno pismeno smatra se podnijetim tijelu u trenutku kad je zabilježeno na poslužitelju za primanje takvih poruka. Službenik koji je primio pismeno elektroničkim putem bez odgode će pošiljatelju potvrditi primitak pismena.

Zakon o elektroničkom potpisu – Članak 6.
Ne može se odbiti prihvaća­nje dokumenta samo zbog toga što je sači­njen i izdan u elektroničkom obliku s elektroničkim potpisom ili naprednim elektroničkim potpisom.

Čak i u uvjetima nepostojanja mogućnosti za izdavanje elektroničkih dokumenata, neophodno je osigurati mehanizme za njihovo zaprimanje. Elektronički potpisani dokument mora biti zaprimljen i sačuvan u izvornom – elektroničkom obliku, dok svaki njegov ispis predstavlja neovjerenu kopiju. To znači da bi svako tijelo javne uprave moralo moći barem zaprimiti i arhivirati elektroničke dokumente.

To bi trebalo biti dovoljno, ali smo nakratko – potvrda prijema koja se e-mailom treba izdati stranci u elektroničkom obliku mora također biti elektronički potpisana, kao i eventualna naknadna korespondencija.

Sada se već može javiti problem necjelovitosti predmeta – dio je na papiru, a dio u elektroničkom obliku po računalima službenika. Sljedivost je otežana, a postoji veliki rizik od gubitka službene dokumentacije. Može se primijetiti da je to gori scenario nego samo onaj samo papirnati.

Kao rješenje za navedene probleme nudimo SWING Process Manager, programsko rješenje za upravljanje klijentima, predmetima i dokumentima.

Osim navedene Uredbe, postoji još  nekoliko dobrih razloga:

1. Navedeno softversko rješenje je posve antirecesijsko:
   - omogućava postupno i dugoročno smanjivanje organizacijskih troškova
   - osigurava trenutnu raspoloživost informacija o svim strankama, predmetima i dokumentima
   - osigurava javnost i transparentnost svih aktivnosti
   - omogućava kompetentno i kvalitetno upravljanje organizacijom
2. Netom završeni izbori su pravo vrijeme za provođenje organizacijskih i tehnoloških promjena, koje će pokazati dalekosežne koristi
3. Proizvod je potpuno kompatibilan s europskim standardima što garantira njegovu dugoročnu primjenjivost

SWING Informatika d.o.o.
Nenad Stojiljković
član uprave

Navedena poboljšanja rezultat su kako zahtjeva SWING korisnika, tako i usklađivanja aplikacije sa svjetskim standardima.

Više informacija o poboljšanjima uključenim u verziju 5.1 potražite ovdje. (informacije dostupne samo korisnicima u sustavu korisničke podrške)

Ujedno koristimo priliku najaviti neka od planiranih unaprjeđenja za verziju 5.2 koja će biti izdana 01.10.2009. godine:
-    novi modul Dokumenti kvalitete (ex. SQM)
-    uvođenje OIB-a
-    poboljšana funkcionalnost prosljeđivanja

U proteklom periodu SWING Informatika je razvila novi proizvod u kojem su integrirana svojstva postojećih proizvoda: SWING Human Resources, SWING Personal Recruitment, SWING Quality Manager, SWING Process Manager, te niza dodatnih i pomoćnih modula.

Iako je riječ o posve novom proizvodu, tvrtka SWING Informatika odlučila se zadržati postojeći naziv SWING Process Manager zbog tržišne prepoznatljivosti.

Posebitosti proizvoda su i:
- usklađenost sa svjetskim standardima (ISO 15489 i MOREQ)
- usklađenost sa domaćim propisima (sadašnja i buduća Uredba o uredskom poslovanju)
- bolja integracija sa Microsoft i Open Office alatima
- bolja mogućnost dizajniranja poslovnih procesa
- podrška elektroničkom potpisivanju dokumenata
- potpuna podrška izgradnji i održavanju ISO sustava
- niz drugih poboljšanja i mogućnosti

Izvanredno, za nekoliko velikih korisnika će biti omogućeno produženje postojeće korisničke podrške.

U gore navedenom kontekstu, upućujemo postojeće korisnike SWING programskih rješenja na pokretanje postupka tranzicije na novi proizvod.

SWING Informatika d.o.o.

Nenad Stojiljković
01 3011 124
nenad.stojiljkovic@swing.hr

Kao prva hrvatska tvrtka koja se počela baviti ovom problematikom, SWING Informatika nastupila je na konferenciji sa idejom komentiranja nove Uredbe o uredskom poslovanju.

Dugo očekivana, napokon donesena, nova Uredba o uredskom poslovanju nije ispunila očekivanja jer je u najvažnijem segmentu – e-poslovanju postavljena vrlo površno i nedorečeno.

I kako je dosadašnja Uredba bila hidraulična kočnica unapređenju rada u javnoj upravi, nova bi mogla biti generator pogrešnih postupaka u nastojanju rješavanja složene, a loše definirane problematike upravljanja elektroničkim dokumentima.

U stvari, Uredba nije ni završena, pa je stoga i odgođena njezina primjena na početak 2010. godine.

Nenad Stojiljković, predstavnik SWING Informatike smatra da se novom Uredbom, iako ona predstavlja „condicio sine qua non“ za efikasniju javnu upravu, nastavlja dugogodišnji podcjenjivački odnos nadležnih organa naspram ove problematike.

Prezentacija Infoarena 2009

Zagreb – Gradu Puli jučer je svečano dodijeljen certifikat za sustav upravljanja kvalitetom prema normi ISO 9001:2008 .

Tom je prigodom gradonačelnik Boris Miletić istaknuo kako je stečeni ISO certifikat logičan nastavak pionirskog pothvata uvođenja digitalnog sustava za upravljanje dokumentima e-Pula, razvijenog od strane splitske tvrtke SWING Informatika.

Krajnji cilj realiziranih aktivnosti bio je pružiti najbolju moguću uslugu građanima, uz veću efikasnost i višu razinu kvalitete.

Uprava tvrtke SWING Informatika ovaj uspjeh smatra i vlastitim, jer je u rekordnom vremenu stečeni certifikat velikim dijelom rezultat ranije spomenutog pionirskog pothvata, gdje je kvaliteta već protkana u svakom zapisu u digitalnom sustavu za upravljanje dokumentima e-Pula.

Čestitke Gradu Pula na ovom značajnom uspjehu. Dajte si kuraja, sve do kraja!

SWING Informatika d.o.o.