SWING Paperless Office

Organizacija koja uvede SWING Paperless Office mijenja svoju „krvnu sliku“, postiže bolju koordinaciju, uklanja „prazne hodove“ i nesporazume, radi efikasnije i sigurnije.

SWING Paperless Office (SPO) je cjelovito rješenje za praćenje dokumenata, zapisa, procesa i stranaka. U zajedničkoj bazi dokumenata prate se sve informacije vezane kako za interne procese, tako i za odnose sa strankama: dopisi, faksovi, e-mail i SMS poruke, zapisnici sa sastanaka, svi ostali dokumenti, pa čak komentari i zabilješke.

Komunikacija, koordinacija, suradnja

SPO bitno olakšava svakodnevne poslove; uspostavlja bolju komunikaciju unutar vlastite organizacije a pomaže u izgradnji i učvršćivanju poslovnih odnosa sa strankama, klijentima i suradnicima.

SPO lako povezuje poslovne odjele, hijerarhijske razine i udaljene poslovnice. Na istom predmetu ili projektu mogu surađivati uključene osobe bez obzira tko su, što su ili gdje su – a sve to zahvaljujući jedinstvenom načinu razmjene informacija i distribucije dokumenata.

Upravljanje dokumentima i zapisima

Za razliku od uobičajenih poslovnih aplikacija, SPO je temeljen na bazi dokumenata. Klasični “papirnati” obrasci zamjenjuju se “inteligentnim” elektroničkim obrascima. Na taj se način pojednostavljuje upotreba standardiziranih obrazaca i automatiziraju propisani radni postupci.

SPO posebno ubrzava procese koji se oslanjaju na protok dokumenata. Omogućuje izradu i protokoliranje dokumenata, klasificiranje, pretraživanje i arhiviranje. Prati izmjene kroz “povijest dokumenta”. Po potrebi vodi postupak pregleda i odobravanja dokumenata (na primjer: odobrenje narudžbe). Korisniku je omogućeno definirati vlastite obrasce za specifične dokumente (na primjer: ugovore, ponude, narudžbe, radne naloge).

Upravljanje procesima i projektima

SPO prati procese i projekte vezane uz pojedine partnere. Prema zadanim pravilima, sistem upravlja slijedom aktivnosti, prati izvršenje i upozorava na kašnjenja. SPO uklanja “prazne hodove” kod predmeta na kojima surađuje više osoba ili odjela. U svakom trenutku poznat je trenutni status predmeta i dokumenata. U lancu aktivnosti svaki nositelj dobiva u svom “poštanskom sandučiću” predmet sa svim zapisima i dokumentima – bez nepotrebnog čekanja, organiziranja sastanaka i razmjene informacija.

Upravljanje kvalitetom

SPO izravno utječe na kvalitetu poslovnih procesa. Cilj je eliminirati nepotrebne troškove, zagubljene dokumente i skupe nesporazume. Ukratko – raditi efikasnije i pouzdanije.

Organizacija “na dlanu”

SPO menadžerima pruža jasan “pregled igre” – tko? što? gdje? kada? kako? i koliko?Koordinirati timove sada je moguće i bez čestih sastanaka. SPM daje autoriziranoj osobi potpuni uvid u poslovne događaje, predmete, aktivnosti i dokumente.

Osnovne mogućnosti programa

  • zaprimanje svih vrsta ulaznih dokumenata i njihova digitalizacija
  • automatsko generiranje izlaznih dokumenata po utvrđenom redoslijedu i pravilima
  • evidencija i praćenje faza životnog ciklusa svakog pojedinog dokumenta, od trenutka njegovog nastajanja do trenutka arhiviranja (tko, što, kada, kako)
  • kreiranje predložaka svih izlaznih dokumenata (Microsoft Office ili Open Office alati)
  • korištenje elektroničkog potpisa i elektroničkog dokumenta
  • modeliranje raznovrsnih ciklusa pregleda i odobravanja dokumenata
  • automatsko praćenje izmjena na dokumentima u uvjetima njihove izrade od strane više osoba
  • automatsko generiranje Adobe Acrobat dokumenta (.pdf)
  • definiranje procesa i njihovog slijeda aktivnosti (workflow-a)
  • definiranje, izvođenje i praćenje projekata
  • upravljanje autorizacijama u skladu sa poslovnom organizacijom i poslovnom hijerarhijom
  • uvid u efikasnost poslovnih procesa i eventualna uska grla
  • automatski sustav izvješćivanja i praćenja raznovrsnih statistika
  • arhiviranje elektroničkih sadržaja