Organizacija koja uvede SWING Process Manager mijenja svoju „krvnu sliku“, postiže bolju koordinaciju, uklanja „prazne hodove“ i nesporazume, radi efikasnije i sigurnije.
SWING Process Manager (SPM) je cjelovito rješenje za praćenje dokumenata, zapisa, procesa i stranaka. U zajedničkoj bazi dokumenata prate se sve informacije vezane kako za interne procese, tako i za odnose sa strankama: dopisi, faksovi, e-mail i sms poruke, zapisnici sa sastanaka, svi ostali dokumenti, pa čak komentari i zabilješke.
Komunikacija, koordinacija, suradnja
SPM bitno olakšava svakodnevne poslove; uspostavlja bolju komunikaciju unutar vlastite organizacije a pomaže u izgradnji i učvršćivanju poslovnih odnosa sa strankama, klijentima i suradnicima.
SPM lako povezuje poslovne odjele, hijerarhijske razine i udaljene poslovnice. Na istom predmetu ili projektu mogu surađivati uključene osobe bez obzira tko su, što su ili gdje su – a sve to zahvaljujući jedinstvenom načinu razmjene informacija i distribucije dokumenata.
Upravljanje dokumentima i zapisima
Za razliku od uobičajenih poslovnih aplikacija, SPM je temeljen na bazi dokumenata. Klasični “papirnati” obrasci zamjenjuju se “inteligentnim” elektroničkim obrascima. Na taj se način pojednostavljuje upotreba standardiziranih obrazaca i automatiziraju propisani radni postupci.
SPM+ posebno ubrzava procese koji se oslanjaju na protok dokumenata. Omogućuje izradu i protokoliranje dokumenata, klasificiranje, pretraživanje i arhiviranje. Prati izmjene kroz “povijest dokumenta”. Po potrebi vodi postupak pregleda i odobravanja dokumenata (na primjer: odobrenje narudžbe). Korisniku je omogućeno definirati vlastite obrasce za specifične dokumente (na primjer: ugovore, ponude, narudžbe, radne naloge).
Upravljanje procesima i projektima
SPM prati procese i projekte vezane uz pojedine partnere. Prema zadanim pravilima, sistem upravlja slijedom aktivnosti, prati izvršenje i upozorava na kašnjenja. SPM uklanja “prazne hodove” kod predmeta na kojima surađuje više osoba ili odjela. U svakom trenutku poznat je trenutni status predmeta i dokumenata. U lancu aktivnosti svaki nositelj dobiva u svom “poštanskom sandučiću” predmet sa svim zapisima i dokumentima – bez nepotrebnog čekanja, organiziranja sastanaka i razmjene informacija.
Upravljanje kvalitetom
SPM izravno utječe na kvalitetu poslovnih procesa. Cilj je eliminirati nepotrebne troškove, zagubljene dokumente i skupe nesporazume. Ukratko – raditi efikasnije i pouzdanije.
Organizacija “na dlanu”
SPM+ menadžerima pruža jasan “pregled igre” – tko? što? gdje? kada? kako? i koliko?Koordinirati timove sada je moguće i bez čestih sastanaka. SPM daje autoriziranoj osobi potpuni uvid u poslovne događaje, predmete, aktivnosti i dokumente.
Osnovne mogućnosti programa
- zaprimanje svih vrsta ulaznih dokumenata i njihova digitalizacija
- automatsko generiranje izlaznih dokumenata po utvrđenom redoslijedu i pravilima
- evidencija i praćenje faza životnog ciklusa svakog pojedinog dokumenta, od trenutka njegovog nastajanja do trenutka arhiviranja (tko, što, kada, kako)
- kreiranje predložaka svih izlaznih dokumenata (Microsoft Office ili Open Office alati)
- korištenje elektroničkog potpisa i elektroničkog dokumenta
- modeliranje raznovrsnih ciklusa pregleda i odobravanja dokumenata
- automatsko praćenje izmjena na dokumentima u uvjetima njihove izrade od strane više osoba
- automatsko generiranje Adobe Acrobat dokumenta (.pdf)
- definiranje procesa i njihovog slijeda aktivnosti (workflow-a)
- definiranje, izvođenje i praćenje projekata
- upravljanje autorizacijama u skladu sa poslovnom organizacijom i poslovnom hijerarhijom
- uvid u efikasnost poslovnih procesa i eventualna uska grla
- automatski sustav izvješćivanja i praćenja raznovrsnih statistika
- arhiviranje elektroničkih sadržaja
Tehnološka osnova rješenja je IBM Lotus Domino/Notes, vodeća svjetska kolaboracijska platforma.