Područja primjene

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA I ZAPISIMA

Sustav za upravljanje dokumentima i zapisima osigurava praćenje elektroničkih dokumenta i zapisa tijekom njihovog cjelokupnog životnog ciklusa, od kreiranja pa sve do arhiviranja ili uništavanja.

Dokumenti i kontekst njihovog nastajanja obuhvaćeni su zapisom i sačuvani u organiziranom sustavu koji treba osigurati njihovu autentičnost i integritet.

Upravljanje dokumentima i zapisima obuhvaća i document imaging koji se sastoji od nekoliko komponenti: skeniranje, indeksiranje, pohrana, pretraživanje, arhiviranje.

Ovakav sustav usmjeren je na:

  • smanjenje izgubljenih i pogrešno odloženih dokumenata
  • brzo pretraživanje i pronalaženje dokumenata
  • bolju organizaciju postojeće dokumentacije
  • poboljšanje radnih postupaka i efikasnosti poslovanja
  • smanjenje skladišnog prostora za odlaganje dokumentacije

UPRAVLJANJE PROCESIMA I PREDMETIMA

Upravljanje procesima je sustavni pristup organiziranja tijeka poslovnih aktivnosti sa ciljem postizavanja boljih performansi i brže prilagodbe na dinamične promjene okoline. Uključuje znanja, metode i sustave za definiranje, izvršavanje, mjerenje i poboljšavanje poslovnih procesa. Pri tome povezuje ljude, tijekove informacija i sustave nadilazeći organizacijske, prostorne i vremenske barijere,

Upravljanje predmetima je infrastruktura za  potporu onim procesima koji se ne mogu uobličiti u proceduralni oblik, budući da su izrazito dinamični, varijabilni ili nestrukturirani. Slijed se aktivnosti ne može unaprijed definirati, budući da je uveliko određen ljudskim prosudbama i/ili nepredvidivim vanjskim utjecajima. Koncept upravljanja predmetima se  tradicionalno primjenjuje u javnoj upravi, pravnom sektoru i zdravstvu, iako su ga nova tehnološka rješanja učinila vrlo djelotvornim i u svim drugim djelatnostima.

Ovakav sustav omogućava organizaciji:

  • usmjerenost ka strateškim ciljevima
  • komunikaciju, koordinaciju i suradnju
  • usklađivanje i optimizaciju poslovnih resursa
  • veću disciplinu pri svakodnevnim poslovnim operacijama
  • bržu prilagodbu na dinamične promjene okoline
  • implementaciju upravljanja sustavom kvalitete

UPRAVLJANJE ODNOSIMA SA DIONICIMA I KUPCIMA

Stranke (pojedinci, grupe ili organizacije) na koje utječe ili može utjecati poslovanje neke tvrtke nazivaju se zainteresirane stranke ili dionici. Upravljanje odnosima sa dionicima je metoda kojom se identificiraju dionici i njihova važnost, prepoznavaju njihove potrebe i očekivanja, te poduzimaju odgovarajuće poslovne aktivnosti u smislu zadovoljavanja istih. Postupak kreće od uspostavljanja dijaloga, razumijevanja očekivanja i potreba, ostvarivanja utjecaja, pa sve do partnerstva.

Osim kupaca, kao jednim od najvažnijih dionika, tu se pojavljuju i mnogi drugi: vlasnici, zaposlenici,  dobavljači, partneri, državne institucije, udruge, društvena zajednica, prirodni okoliš…

Upravljanje odnosima sa kupcima predstavlja sustav upravljanja odnosima sa sadašnjim i budućim kupcima. Komponente su marketing, prodaja i podrška.

Ovakvi sustavi  donose brojne prednosti:

  • Prepoznavanje potreba svih stranaka
  • Bolje postavljanje poslovne strategije i odlučivanje
  • Smanjenje rizika poslovanja
  • Stjecanje konkurentske prednosti
  • Izgradnja poslovnog ugleda

UPRAVLJANJE KVALITETOM

Kvaliteta predstavlja sveukupnost značajki nekog proizvoda ili usluge koje zadovoljavaju određene potrebe.

Osiguranje kvalitete je skup mjera i postupaka neophodnih kako bi proces, proizvod ili usluga zadovoljili postavljene zahtjeve.

Upravljanje kvalitetom je proces nadziranja poslovnih aktivnosti sa ciljem postizavanja i održavanja željene razine izvrsnosti.

Koristi od sustava upravljanja kvalitetom su mnogobrojni:

  • Kupci: manje pritužbi, veća razina zadovoljstva, veće povjerenje i lojalnost
  • Proizvodi: bolji, konzistentni , usklađeni za zahtjevima
  • Procesi: veća kontrola procesa, bolja dokumentacija, manje grešaka, zastoja i gubitaka, niži troškovi, neprekidno poboljšavanje, omogućena inovativnost
  • Zaposleni: bolja angažiranost, veća sigurnost na radu, bolji trening, viša razina morala, manje izostanaka, manja fluktuacija
  • Organizacija: zaštita znanja i dobre prakse, prilagodljivost na promjene, smanjenje rizika poslovanja, održivost, veći ugled