Pažljivim proučavanjem svjetskih iskustava i standarda, neminovno se nameće zaključak: za kvalitetno upravljanje organizacijom i poslovanjem – dokumenti, čak ni oni elektronički, više nisu dovoljni.
Pojmovno određenje
Prije svega, potrebno je jednoznačno odrediti osnovne pojmove:
- Dokument – pisana informacija ili objekt kojim se može postupati kao sa cjelinom
- Zapis – pisana informacija koju neka osoba ili organizacija zaprima, stvara i čuva kao dokazno sredstvo
- Spis – predstavlja skupinu zapisa (koji uključuju i pripadajuće dokumente) jednog predmeta ili postupka
Važno je naglasiti razliku između dokumenta i zapisa. Zapis može, kao i dokument, biti na bilo kojem mediju i u bilo kojem formatu. Razlikuje ga činjenica da može uključivati jedan ili više dokumenata, kao i mogućnost pojavljivanja istog dokumenta u više zapisa. Osim samog sadržaja mora uključivati podatke o kontekstu nastajanja zapisa, a prema potrebi i njegovoj strukturi. Poseban je zahtjev postojanosti, odnosno nepromjenjivosti zapisa.
Dokumenti iz svakodnevnog poslovanja i kontekst njihovog nastajanja trebaju biti obuhvaćeni zapisom, korišteni i sačuvani u organiziranom sustavu koji osigurava njihovu vjerodostojnost i integritet i tretira ih kao značajnu organizacijsku vrijednost.
Poslovne razine podrške sustavu za upravljanje zapisima
Da bi sustav upravljanja zapisima mogao funkcionirati, mora imati podršku 3 poslovne razine koje se međusobno isprepliću i nadopunjuju:
- Organizacijska razina – definirani i postavljeni mehanizmi, procedure i kultura
- Procesna razina – integriranost životnog ciklusa zapisa u poslovne procese
- IT razina – infrastrukturne pretpostavke kvalitetnog funkcioniranja sustava upravljanja zapisima
Zahtjevi prema sustavu za upravljanje zapisima
- Prijem, spremanje, indeksiranje, pretraživanje po svim elementima zapisa kao složene jedinice, i za sve vrste zapisa
- Upravljanje zapisima u okviru zadane klasifikacije ili sustava odlaganja uz očuvanje prirodnog slijeda i veza s drugim dokumentima
- Spremanje metapodataka na razini zapisa
- Integracija elektroničkih i papirnatih dokumenata
- Pouzdano upravljanje i arhiva sa ciljem osiguranja autentičnosti i nepromjenjivosti, posebno u smislu zakonskih i regulatornih zahtjeva
- Mogućnost sistematičnog prikaza i korištenja zapisa
- Mogućnost migracije i eksporta u druge formate bez gubljenja cjelovitosti
Koristi od uspostavljenog sustava za upravljanje zapisima
- Upravljanje „organizacijskom memorijom“ i njezin razvoj
- Bolja suradnja između radnih grupa i organizacijskih cjelina
- Transformacija službenika u stručnjake (knowledge workers)
- Brže donošenje odluka
- Jednostavniji pristup svim potrebnim informacijama
- Značajno poboljšana kvaliteta svih usluga
- Upravljanje informacijom kao sredstvom kroz prikupljanje, razumijevanje i dijeljenje
- Niži troškovi poslovnih operacija
- Brža reakcija na promjene
Sustav za upravljanje zapisima omogućava organizacijama efikasnije korištenje vlastitih resursa zbog mogućnosti trenutnog pristupa informacijama, timskog rada i automatizacije poslovnih procesa.