Upravljanje sustavom kvalitete
Razni se troškovi javljaju kada se posao ne radi dobro: nezgode, čekanja i istraživanja, sporna potraživanja, krive analize i izvješćivanja, kazne i penali, otpuštanja, promjene prioriteta, krive procjene, nezavršeni projekti, popravci…
Kvaliteta dolazi u 4 dimenzije:
- fokusiranjem na kupca,
- orijentacijom na procese,
- tretiranjem osoblja kao važnog resursa,
- spremnošću na brze promjene.
Mnoge se tvrtke i danas bave kvalitetom na način da odjeli ili osoblje kontrole kvalitete kontroliraju testiraju završene proizvode ili njihove uzorke. Takav pristup oslikava krivi stav menadžmenta tvrtke da je samo jedan odjel (i to neproizvodni) odgovoran za kvalitetu.
Dosta je tvrtki pokušalo samostalno riješiti problemi i definirati vlastitu strategiju kvalitete, ali je veliki broj njih, prvenstveno zbog neiskustva u upravljanju kvalitetom, odabralo pogrešan put i postiglo visoke troškove uz skromne ili nikakve rezultate.
One tvrtke koje su uspjele poboljšati konkurentsku poziciju primjenom metoda upravljanja kvalitetom,uspjele su to zbog aktivnog učešća svih menadžera, intenzivnog treninga svog osoblja, timskog pristupa rješavanju problema, dugoročne poslovne koncepcije orijentirane kvaliteti, primijenjenih kvantitativnih metoda statističke analize i fokusiranjem na kupce i njihove potrebe.
Struktura sustava kvalitete
Sustav za upravljanje dokumentima kvalitete – jednostavan, centraliziran informatički mehanizam sa zbirkom svih relevantnih poslovnih znanja. Mora biti svima dostupan za uvid i pretraživanje, jednostavan za kontrolirano ažuriranje postojećih te za kreiranje novih dokumenata od strane njihovih nositelja. Predstavlja živi organizam koji se mijenja s promjenama okoline i sa zahtjevima klijenata.
Sustav za modeliranje poslovnih procesa – alat za modeliranje odabranih poslovnih procesa koji trebaju oživotvoriti procedure i dokumente opisane u sustavu za upravljanje dokumentima kvalitete. Postavljaju stvaran obrazac za odvijanje procesa koji se baziraju na zadacima, dokumentima i automatskom tijeku aktivnosti.
Sustav za upravljanje poslovnim procesima – budući da poslovni procesi mogu biti eksterni i interni, treba razlikovati procese vezane uz klijente te one za vlastitu organizaciju. Sustav za upravljanje poslovnim procesima nudi jedinstven repozitorij stvarnog događanja po unaprijed definiranim obrascima procesa. U izvedbenom segmentu, on daje odgovore na pitanja tko, što, gdje, kada i kako; može pratiti odstupanja, signalizirati uska grla, redundantne poslove i kašnjenja. On predstavlja odraz stvarnih događanja te čini da informacije budu dostupne, transparentne te da postoji mogućnost njihove kontrole.