Propisi i standardi

ISO 9001 – UPRAVLJANJE KVALITETOM

ISO 9001 je najrašireniji međunarodni standard koja postavlja zahtjeve za uspostavljanje i održavanje sustava upravljanja kvalitetom. Primjenjiv je na sve vrste organizacija, bez obzira na djelatnost i veličinu. SWING Paperless Office podržava upravljanje sustavom kvalitete, kako u definicijskom (dokumenti kvalitete), tako i izvedbenom segmentu (zapisi kvalitete).

ISO 27001 – INFORMACIJSKA SIGURNOST

Informacijska sigurnost je pojam koji obuhvaća sigurnost svih informacija u organizaciji, bez obzira na oblik njihove pojavnosti. Zaštita informacija pokriva područja povjerljivosti, dostupnosti i integriteta. Razlozi za zaštitu su razni – od elementarnih nepogoda, preko eksternih subjekata, pa sve do internih resursa. SWING Paperless Office je usklađen sa svim relevantnim zahtjevima standarda ISO 27001.

ISO 15489 – UPRAVLJANJE ZAPISIMA

ISO 15489 ne nameće konkretan model upravljanja dokumentacijom, već postavlja okvir takvog sustava. On se odnosi na sustav upravljanja zapisima: njegovo oblikovanje, uvođenje i primjenu; uspostavljanje procesa; nadzor i provjeru; osposobljavanje kadrova. Ipak, ovaj standard traži i značajniju promjenu: tri dosadašnja nezavisna procesa: prijem i obrada dokumentacije, operativno odlaganje i trajno odlaganje postaju jedan jedinstveni proces. SWING Paperless Office u velikoj mjeri nadilazi zahtjeve iz ovog standarda.

ISO 19005 – FORMAT DATOTEKA ZA DUGOTRAJNU POHRANU DOKUMENATA

ISO 19005 je prvi u nizu ISO standarda koji se odnosi na brzorastuću potrebu dugotrajnog čuvanja informacija u elektroničkim dokumentima.

Standard riječ „dugoročno“ tretira kao „vremenski period dovoljno dug da bi odolio utjecaju tehnoloških promjena, uključujući nove medije i podatkovne formate, kao i promjeni korisničkih potreba, u smislu čuvanja spremljenih informacija u neograničenoj budućnosti“. Svi dokumenti kreirani u SWING paperless Office-u spremaju se u PDF/A-1 formatu.

MoReq – MODEL ZAHTJEVA ZA UPRAVLJANJE ZAPISIMA

MoReq predstavlja zahtjeve ne samo za elektroničke sustave upravljanja zapisima već i one papirne. Zahtjevi su formulirani kao funkcionalni i nefunkcionalni, a mogu biti obvezatni ili poželjni. U uvodnom dijelu daju se opće informacije i zahtjevi za ustrojstvo razredbenog nacrta, kao temelja sustava. U nastavku se artikuliraju funkcionalni zahtjevi: nadzor i sigurnost; čuvanje i stavljanje na raspolaganje; prihvaćanje zapisa; pretraživanje, pronalaženje i prikazivanje; administrativne funkcije; ostale funkcije. Dalje slijede nefunkcionalni zahtjevi, metapodaci i definicije pojmova, dok se dodaci nalaze se na kraju specifikacije. SWING Paperless Office u velikoj mjeri zadovoljava smjernice Moreq standarda.

UREDBA O UREDSKOM POSLOVANJU

Uredsko poslovanje je skup pravila, mjera u postupanju s dokumentima, njihovu primanju i izdavanju, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i arhiviranju. Postupanje s dokumentima u elektroničkom obliku obavlja se sukladno propisima kojima se uređuje postupanje s elektroničkim ispravama. SWING Paperless Office je potpunosti usklađen sa svim odredbama Uredbe.