ISO 15489 – Upravljanje zapisima
ISO 15489 se sastoji od 2 dijela
- Upravljanje spisima – općenito i
- Upravljanje spisima – smjernice
ISO 15489 ne nameće konkretan model upravljanja dokumentacijom, već, kako je to i uobičajeno ISO standardima, postavlja okvire takvog sustava. Oni se odnose na:
- oblikovanje, uvođenje i primjenu spisovodstvenog sustava
- uspostavu spisovodstvenih procesa
- nadzor i provjeru, kao i
- osposobljavanje kadrova
Takav pristup ostavlja svakoj pojedinoj organizaciji slobodu kreiranja vlastitih specifičnosti.
Ipak, ovaj standard traži i značajniju promjenu dosadašnjeg načina rada – arhiviranje dokumentacije se ne dešava na kraju procesa, već na početku; tzv. teorija kontinuiteta zapisa zamjenjuje dosadašnji životni ciklus arhiviranog dokumenta: tri dosadašnja nezavisna posla: prijem i obrada dokumentacije (pisarnica), operativno odlaganje (pismohrana) i trajno odlaganje (arhiva) postaju jedan jedinstveni posao.
Podrazumijevajući tijesnu integraciju upravljanja dokumentacijom sa informatičkom tehnologijom, ISO 15489 ima ambiciju uvođenja značajnih promjena u percepciji spisovodstvenog posla.
Komentar ovog standarda ne može proći a da se ne osvrne na njegov pomalo zbunjujući naziv: Informacije i dokumentacija – Upravljanje spisima. Ako pogledamo izvorni naziv: Information and documentation – Records management primijetit ćemo da je riječ record prevedena kao spis. Kako po definiciji spis predstavlja skupinu dokumenata jednog predmeta ili postupka, engleski bi naziv za njega trebao biti case. Dakle upravljanje spisima ili spisovodstvo je case management. Stoga bi record management trebalo prevesti sa upravljanje zapisima, a ne upravljanje spisima.