Uredba o uredskom poslovanju [08.01.2009.]
Uredsko poslovanje je skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu.
Uredba se primjenjuju na uredsko poslovanje stručnih službi Hrvatskoga sabora i Vlade Republike Hrvatske, Ureda predsjednika Republike Hrvatske i drugih državnih tijela, tijela i službi jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti, ako za uredsko poslovanje nisu doneseni posebni propisi.
Nova Uredba nije donijela značajnije promjene u papirnatom dijelu obavljanja uredskih poslova:
– Primitak, otvaranje i pregled pošiljki
– Upisivanje pismena
– Dostava pismena u rad
– Administrativno-tehnička obrada akta
– Otpremanje akata
– Razvođenje akata
– Stavljanje predmeta u pismohranu i čuvanje
Postupanje s pismenima u elektroničkom obliku obavlja se sukladno propisima kojima se uređuje postupanje s elektroničkim ispravama.
Na dugoj strani, elektronička je isprava regulirana Zakonom o elektroničkoj ispravi iz 2005. i Zakonom o elektroničkom potpisu iz 2002., uz izmjene u 2008. godini.
U nastavku slijede odredbe Uredbe o uredskom poslovanju i Zakona o elektroničkoj ispravi koji traže dodatna objašnjenja uz komentar.
1.1.1. Elektronička isprava
[ZEI/č9/s1] Svaki pojedinačni primjerak elektroničke isprave koji je potpisan elektroničkim potpisom smatra se u smislu ovoga Zakona izvornikom.
[ZEI/č9/s2] Elektronička isprava ne može imati elektroničku presliku (presliku u elektroničkom obliku).
Komentar:
Ovaj članak može biti pogrešno protumačen. Elektronička isprava ne može imati elektroničku presliku, zato što je svaka njegova elektronička kopija izvornik.
To znači da se jedna elektronička isprava može poslati na npr. 5 ili 50 adresa e-pošte. Ona je svuda izvornik, sve dok je cjelovita, odnosno nepromijenjena.
[ZEI/č10/s2] Ovjeru ispisa elektroničke isprave na papiru u postupcima, koje vode tijela javne vlasti u okviru svoje nadležnosti, obavljaju ovlaštene osobe u tijelima javne vlasti, a u svim ostalim slučajevima ovjeru ispisa elektroničke isprave na papiru obavlja javni bilježnik.
[ZEI/č10/s3] Ispis na papiru koji se ovjerava kao preslika elektroničke isprave mora obvezno sadržavati oznaku da se radi o preslici odgovarajuće elektroničke isprave.
Komentar:
Dakle, jedna ili više ovlaštenih osoba u tijelu javne uprave može ovjeravati tiskane kopije strankama nakon provjere elektroničkog potpisa.
Nekoliko je dobrih stvari ovdje – čelnici ne moraju biti u svojim uredima da bi potpisivali svoje dokumente, a ovlaštene osobe mogu biti na drugim lokacijama i strankama izdavati ovjerene papirnate preslike elektroničkih isprava bez pritiska na pisarnicu.
1.1.2. Prijem elektroničke isprave
PRIJEM [UUP/č13/s2/a] Pismena se mogu dostaviti i elektroničkim putem. Pismena dostavljena u elektroničkom obliku s elektroničkim potpisom smatraju se vlastoručno potpisanim sukladno posebnim propisima o elektroničkoj ispravi.
Komentar:
Ovdje postoji izvjesna nesukladnost sa Zakonom o elektroničkoj ispravi, budući da on izričito navodi da „Svaka fizička i pravna osoba svojom izričito očitovanom voljom prihvaća uporabu i promet elektroničkih isprava za svoje potrebe kao i za potrebe poslovnih i drugih odnosa s drugima.“
Postavlja se pitanje: Ako stranke pismena mogu dostaviti i elektroničkim putem, da li ih tijela javne uprave moraju primiti?
[ZEI/č17/2] U slučajevima kada se traži potvrda prijema elektroničke isprave, primatelj mora potvrditi prijem u roku sukladno prethodnom zahtjevu pošiljatelja o obavijesti prijema.
[ZEI/č17/3] Potvrdu prijema primatelj mora izvršiti propisanom radnjom kojom u materijalnom obliku potvrđuje prijem elektroničke isprave, uključujući i automatizirane sustave potvrđivanja prijema.
[ZEI/č17/s4] Ako u vremenu određenom od strane pošiljatelja nije zaprimljena potvrda prijema poslane elektroničke isprave, pošiljatelj je dužan obavijestiti primatelja da nije zaprimio potvrdu prijema poslane elektroničke isprave.
Komentar:
Potvrda prijema od strane javne uprave vjerojatno neće biti problem, ali od strane stranaka, posebice građana može biti sporno – od odgovornosti za obavljanje akcije potvrđivanja pa sve do identiteta onoga tko je potvrdio prijem, budući da zakonodavac ne spominje obavezno korištenje elektroničke isprave.
Automatizirani sustavi potvrđivanja prijema mogu imati izvjesnih problema sa neželjenom poštom.
[ZEI/č17/5] Ako ni po isteku vremena utvrđenog u prethodnom stavku ovog članka, pošiljatelj ne primi od primatelja potvrdu o prijemu poslane elektroničke isprave iz stavka 2. ovoga članka, takva elektronička isprava smatra se neposlanom.
Komentar:
Ako su stranke svojom izričito očitovanom voljom prihvatile uporabu i promet elektroničkih isprava, tada je to dogovoreni, zakonom propisani način komunikacije.
Nakon 2. obavijesti o nezaprimljenoj potvrdi, mišljenja sam da bi bilo dovoljno javno objaviti ispravu na „Internetskoj oglasnoj ploči“.
U protivnom, ako se takva elektronička isprava „smatra neposlanom“, bilo bi brže da je odmah otpremljen papirnati dokument.
Zanimljivo je da je zakonodavac u nekim slučajevima predvidio prekršajnu sankciju u slučaju da se prijem elektroničke isprave ne potvrdi.
[UUP/č5/s4] Pismena koja nisu primljena posredstvom pisarnice, već izravno elektroničkim putem, bez odgode se upisuju i u odgovarajućoj elektroničkoj evidenciji pisarnice.
Komentar:
Pismena primljena elektroničkim putem mogu biti upućena tijelu javne uprave i/ili njezinim zaposlenicima. Kada je riječ o prvom slučaju, tada će pisarnica zaprimiti pismeno.
Kada je riječ o zaposlenicima, oni ne moraju nužno proslijediti dokument pisarnici na zaprimanje, već to mogu obaviti sami, što do sada nije bilo moguće.
[UUP/č13/s3] Ako se iz tehničkih razloga ne može pročitati pismeno primljeno elektroničkim putem, o tome će se bez odgode na prikladan način obavijestiti pošiljatelja, koji je dužan ponovno poslati pismeno u ispravnom elektroničkom obliku koji je u uporabi u tijelu kojem se šalje pismeno ili ga dostaviti na drugi propisani način.
Komentar:
Budući da će stranke svoja pismena slati u različitim formatima, postoji realna mogućnost da će u nekim slučajevima biti teško ili nemoguće pročitati poslane dokumente.
Zato je važno da, ako ne uvjet, onda makar preporuka, format datoteke bude ono što je svjetski i hrvatski standard – PDF dokument.
1.1.3. Upravne pristojbe
[UUP/č9] Službenik pisarnice koji podnesak prima neposredno od stranke odbit će primitak podneska ako uz podnesak nije priložena propisana upravna pristojba. Podnesak koji stigne putem poštanske službe, elektroničkim putem ili na drugi način, a uz koji nije priložen dokaz o plaćenoj upravnoj pristojbi, zaprimit će se, a o tome će se uz otisak prijemnog štambilja staviti službena bilješka. S takvim podneskom postupit će se na način propisan Zakonom o upravnim pristojbama.
Komentar:
Kako zakonodavac nije predvidio plaćanje upravnih pristojbi elektroničkim putem, za određene slučajeve elektronička pošta neće biti dostatna za dostavu propisanog podneska.
Taj bi se problem morao ubrzo riješiti, budući da značajno umanjuje prednosti e-poslovanja.
1.1.4. Vrijeme otpreme i prijema elektroničke isprave
[UUP/č13/s2]: Elektroničkim putem dostavljeno pismeno smatra se podnijetim tijelu u trenutku kad je zabilježeno na poslužitelju za primanje takvih poruka. Službenik koji je primio pismeno elektroničkim putem bez odgode će pošiljatelju potvrditi primitak pismena.
Komentar:
Pri korištenju e-pošte, pojavljuje se vremenska razlika od trenutka kada je pismeno zabilježeno na poslužitelju u odnosu na potvrdu primitka od strane službenika. Ona uopće ne mora biti zanemariva, posebice kada znamo da se elektronički dokumenti mogu slati u bilo koje doba, uključujući i praznike i neradne dane.
Stoga bi trenutak zaprimanja trebao biti vezan za početak uredovnog vremena, a ne za prijem na poslužitelj.
[ZEI/č18/s4] Vrijeme prijema i otpreme upisuje se u posebni dio građe elektroničke isprave i nije dopušteno mijenjanje stvarnog vremena prijema i otpreme elektroničke isprave.
[ZEI/č18/s5]Stvarno vrijeme koje bilježi informacijski sustav mora biti usklađeno s vremenom koje objavljuje tijelo ovlašteno za službeno mjerenje točnog vremena u Republici Hrvatskoj.
[ZEI/č18/s6] Prikaz stvarnog vremena kojega bilježi informacijski sustav mora biti usklađen s hrvatskom normom za prikazivanje datuma i vremena.
Komentar:
U nekim je slučajevima vrijeme otpreme iznimno bitan podatak koji će zahtijevati ugrađivanje vremenskog štambilja u elektronički dokument, odnosno ispravu.
Vrijeme prijema pismena ili njegova otprema ne smiju biti određeni vremenom lokalnog računala, pa čak ni poslužitelja.
U Zakonu o elektroničkom potpisu, u posljednjoj izmjeni i dopuni uveden je pojam „Vremenski žig“ za koji se kaže da „je elektronički potpisana potvrda izdavatelja koja potvrđuje sadržaj podataka na koje se odnosi u navedenom vremenu“.
Korištenjem vremenskog žiga, osim elektroničkih potpisa ovlaštenih osoba, može se dokazati vrijeme završetka i po potrebi, otpremanja elektroničke isprave.
1.1.5. Prijemni štambilj
[UUP/č19] Ako je dokument zaprimljen elektroničkim putem podaci koje sadrži prijemni štambilj, ugrađuju se u primljeni dokument na način uređen posebnim propisima o elektroničkoj ispravi.
Komentar:
Dakle, poslužitelj bi korištenjem vremenskog žiga trebao potpisati pristigla pismena.
Pitanje je da li svaki ulazni elektronički dokument treba postati isprava.
Ako da, problem neželjene pošte eskalira. Osim što je sama po sebi opterećenje za primatelje, sada bi još mogla biti ovjerena elektroničkim potpisom. Ako se uzme u obzir da je FINA , kao ovlašteno tijelo za mjerenje službenog vremena u Republici Hrvatskoj, uslugu korištenja „vremenskog žiga“ naplaćuje prema količini korištenja, javio bi se još jedan neočekivani problem financijske prirode.
Tijela javne uprave mogla bi podnošenje zahtjeva preusmjeriti na zaštićene internetske stranice, kako bi se na taj način eliminirala neželjena pošta.