Scenariji

TIMSKI RAD

Toliko je pokrenutih predmeta da im sami ne možete stati na kraj. Neki od njih traju tjednima ili mjesecima. Po sto puta se prebacujete s predmeta na predmet. Prekidaju vas da biste se uključili u drugi problem. Mnoge probleme ne možete riješiti samostalno, zato čekate: ili konzultaciju, ili odobrenje, ili pokušavate uskladiti vrijeme sastanaka. U hrpi papira, bilješki i poruka shvaćate da je „stvar izmakla kontroli“.

SWING Process Manager je „softver suradnje“. Svaka aktivnost u SPM-u ima svog nositelja. Nakon što završite svoj dio posla, predat ćete predmet dalje – sljedećem u lancu. Ne morate zvati niti ostavljati poruke, SPM brine o tome. Vlastiti posao nastavljate prema prioritetima. Nema zaboravljenih zadataka.

PROTOKOL

Sporo, skupo i nepouzdano! Takav je u većini organizacija lanac „ulazni protokol – kopiranje – distribucija – odlaganje dokumenata“. Je li vam se već dogodilo da je dopis ili faks koji ste očekivali bio „tu negdje“, a da vi to niste znali?

SPM u potpunosti rješava ulazni protokol: evidentiranje, klasificiranje i usmjeravanje pošte. Uz odgovarajuću opremu, ulazni se dokumenti mogu pretvoriti u elektroničku formu i onda daleko lakše distribuirati i pretraživati.

ORGANIZACIJA”NA DLANU”

Vaša organizacija dnevno ostvari desetke ili stotine kontakata (razgovora, dopisa, faks-poruka). Svaki kontakt znači pokretanje neke aktivnosti ii lanca aktivnosti. Znate li baš sad TKO radi na kojem predmetu? KOJI je status svakog predmeta? KOLIKO je aktivnosti u tijeku? KOJE aktivnosti kasne i zašto?
Kao menadžer, vi ne želite čekati izvješća. Sa SPM-om imate kontrolu situacije odmah. I to pregled cjeline i uvid u detalje. Tek sada ste u stanju reagirati na vrijeme.

KORENSPODENCIJA

Obična priprema dopisa i danas zna biti spor i mukotrpan posao. Rezultati se vide: neujednačen izgled dopisa, stari brojevi telefona na memorandumu, nepotpune adrese… A poslovni dopis je, kažu, ogledalo firme.

SPM olakšava svakodnevnu korespondenciju. Svaka poslovna jedinica koristi zajedničke obrasce. Podaci o partnerima se preuzimaju iz zajedničkog adresara. Dopis odmah „sjeda“ na svoje mjesto – u mapu partnera ili predmeta. I na kraju – slanje faksa bez papira: dovoljan je „klik“ miša.

ODOBRAVANJE NABAVE

Hitno trebate XYZ sredstvo, ali ništa bez voditelja odjela koji mora odobriti narudžbu. Već tri dana ga pokušavate uhvatiti na pet minuta kako biste mu objasnili o čemu se radi. Sutra je krajnji rok za nabavu, inače…

Vaše je samo da unesete narudžbu i zahtjev je pokrenut. SPM sam „vozi“ dalje: pita odgovornu osobu za odobrenje, zatim inicira slanje narudžbe, sve bez „praznog hoda“. O, da – i ne trebate se stalno raspitivati je i pošiljka prispjela. SPM će vas o tome prvog izvijestiti!

MARKETING I PRODAJA

Kako pridobiti i zadržati kupca? Kamo usmjeriti marketinške napore? Koliko vam uopće vaša postojeća softverska rješenja pomažu u tome? Zapravo – pomažu li uopće?
SPM vam pomaže da, prateći odnose s kupcima, predvidite njihove buduće potrebe. Lako ćete fokusirati ciljne grupe potencijalnih kupaca. Postojećim kupcima ponudit ćete u pravo vrijeme novi proizvod i uslugu.

PROTOK DOKUMENATA

Kada jedan dokument danima „putuje“ od ureda do ureda, onda nije rijetkost da prođu i tjedni dok se ne zaključi, potpiše i pošalje. Što vrijedi izraditi dokument (recimo, ponudu) u rekordom roku, ako ćete onda tko zna koliko dugo čekati na odobrenje?

Sa SPM-om nema „praznog hoda“ u protoku dokumenata. Ne može se desiti da dokument ostane danima u nečijoj ladici, a najmanje da se zagubi. Računalo će vas upozoriti ako kasnite, čak i ako ne pokrenete aplikaciju!

ZAŠTITA ZNANJA

Vodeći komercijalist je napustio firmu. Zajedno s njim otišli su (u njegovom adresaru) i mnogi potencijalni kupci, ostvareni kontakti, vođeni razgovori, započete prodajne aktivnosti…

Sa SPM-om ključne informacije o kojima ovisi vaš posao ostaju sačuvane. Do jučer nepovezani djelići informacija danas postaju zajednička baza znanja i važan adut u nastupu na tržištu.

KVALITETA USLUGA

Po treći put se ispričavate i pitate klijenta što je on zapravo dogovorio s kolegom koji, eto na žalost, više ne radi tu. Druga strana vam diskretno prigovara kako im vi govorite jedno, dok je kolega čvrsto obećao nešto sasvim drugo. „Pa razgovaram li ja uopće s istom firmom, molim vas lijepo?“

Znate da raspolažete pravom informacijom i to dobro zna i vaš kupac. Cjelokupna povijest odnosa – od usmenih kontakata, preko korespondencije do svih ugovora – vama je na raspolaganju. U očima kupca djelovat ćete sigurno i opušteno. Na takvu se firmu kupac može osloniti.