Jedna od značajnijih novosti u verziji 5.2 SWING Process Manager-a je i mogućnost korištenja Open Office obrazaca kao zamjene za Microsoft Office obrasce.
Iako je MS Office praktički postao standard u radu sa dokumentima, a posebice programi MS Word i MS Excel, vijest o mogućnosti korištenja Open Office tehnologije ne treba zanemariti. Dapače!
Imajući u vidu cijenu Microsoft Office licenci, osobito u velikim sustavima, postavlja se pitanje ima li smisla plaćati tako visoku cijenu, ako se identični učinci mogu postići korištenjem besplatnih alternativa – Open Office programa OpenOffice.org Writer ili OpenOffice.org Calc.
Spomenimo i to da se nova verzija Open Office Writera u testiranju pokazala bržom, a sami dokumenti su manji. Osim toga, od verzije 3.1.1 postoje inačice ovih produkata i na hrvatskom jeziku.
Ne želeći se opredjeljivati ni za jednu platformu ili tehnologiju, korisnicima ostavljamo otvorenu mogućnost opredjeljenja za varijantu koja njima najviše odgovara. Želimo samo podsjetiti na sljedeće: nedovoljna raširenost uporabe Open Office alata ne bi trebala biti prepreka u donošenju odluke o njihovu korištenju, barem što se tiče SWING Process Managera. Razlog tome leži u činjenici da je u SPM-u Office verzija dokumenta samo privremena faza u ciklusu njegove izrade – u konačnici se svi dokumenti pretvaraju u PDF format.