UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA I ZAPISIMA

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA (Document Management)

Podrazumijeva softversko rješenje koje služi za pohranjivanje elektroničke dokumentacije, kao i skenirane papirnate dokumentacije, te praćenje njihovog životnog ciklusa.

KORISTI:

Smanjena potreba za ormarima, kutijama i drugim sredstvima potrebnim za pohranu dokumentacije

informacije se dohvaćaju riječju ili frazom u samom dokumentu (pretraživanje cijelog teksta) uz mogućnost pristupa dokumentima s bilo kojeg mjesta

lakša suradnja zbog veće vidljivosti poslovnih procesa i bolje praćenje tijeka aktivnosti.

bolja kontrolu i praćenje povjerljivih dokumenata

neusklađenost može dovesti do novčanih kazni, oduzetih dozvola, a u nekim slučajevima i do kaznene odgovornosti

digitalna sigurnosna kopija lakše se štiti od požara, poplava i drugih katastrofa.

UPRAVLJANJE ZAPISIMA (Record Management)

Je set aktivnosti za uspostavljanje sustavne kontrole stvaranja, distribucije, korištenja, održavanja i raspolaganja zapisima, kao dokaza o poslovnim aktivnostima i transakcijama.

KORISTI:

Smanjena potreba za ormarima, kutijama i drugim sredstvima potrebnim za pohranu dokumentacije

olakšano dohvaćanje zapisa i njihovo odlaganje na kraju životnog ciklusa

osigurana usklađenost s propisima uz pomoć napredne tehnologija i dosljedne politike za upravljanje zapisima

čuvanje integriteta i povjerljivosti važnih evidencija i njihova zaštita prema postavljenim pravilima

kontrola stvaranje zapisa uz zadržavanje onih koji su stvarno potrebni ili aktivni

dostupnost potrebnih podataka donositeljima odluka značajno olakšava i ubrzava upravljanje

smanjenje rizika vezanog za pokretanje parničnih postupaka i plaćanja kazni

zapisi predstavljaju bazu znanja koja čini sastavni dio njezina budućeg planiranja i donošenja odluka.

dobro vođeni zapisi, organizirani arhivski sustav i  brzo pronalaženje traženih zapisa predstavlja motivirajuće radno okruženje