UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA I ZAPISIMA
UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA (Document Management)
Podrazumijeva softversko rješenje koje služi za pohranjivanje elektroničke dokumentacije, kao i skenirane papirnate dokumentacije, te praćenje njihovog životnog ciklusa.
KORISTI:
Smanjena potreba za ormarima, kutijama i drugim sredstvima potrebnim za pohranu dokumentacije
informacije se dohvaćaju riječju ili frazom u samom dokumentu (pretraživanje cijelog teksta) uz mogućnost pristupa dokumentima s bilo kojeg mjesta
lakša suradnja zbog veće vidljivosti poslovnih procesa i bolje praćenje tijeka aktivnosti.
bolja kontrolu i praćenje povjerljivih dokumenata
neusklađenost može dovesti do novčanih kazni, oduzetih dozvola, a u nekim slučajevima i do kaznene odgovornosti
digitalna sigurnosna kopija lakše se štiti od požara, poplava i drugih katastrofa.
UPRAVLJANJE ZAPISIMA (Record Management)
Je set aktivnosti za uspostavljanje sustavne kontrole stvaranja, distribucije, korištenja, održavanja i raspolaganja zapisima, kao dokaza o poslovnim aktivnostima i transakcijama.
KORISTI:
Smanjena potreba za ormarima, kutijama i drugim sredstvima potrebnim za pohranu dokumentacije
olakšano dohvaćanje zapisa i njihovo odlaganje na kraju životnog ciklusa
osigurana usklađenost s propisima uz pomoć napredne tehnologija i dosljedne politike za upravljanje zapisima
čuvanje integriteta i povjerljivosti važnih evidencija i njihova zaštita prema postavljenim pravilima
dostupnost potrebnih podataka donositeljima odluka značajno olakšava i ubrzava upravljanje
smanjenje rizika vezanog za pokretanje parničnih postupaka i plaćanja kazni
zapisi predstavljaju bazu znanja koja čini sastavni dio njezina budućeg planiranja i donošenja odluka.
dobro vođeni zapisi, organizirani arhivski sustav i brzo pronalaženje traženih zapisa predstavlja motivirajuće radno okruženje